就活成功ガイド

就活生なら知っておきたいビジネスマナー解説

企業に電話をする際のマナー

就職活動中には、企業の方と電話をする場合もあります。最近はWebでのやりとりがほとんどになっているため、電話応対に慣れていない方も多いのではないでしょうか。とはいえ、これから企業で働こうとしているのですから、社会人としてのビジネスマナーは求められます。電話マナーもしっかり覚えておきましょう。

電話をかける前の注意ポイント

電話をかける日時を考える

企業には忙しいと思われる時間帯や、担当者が不在になりがちな時間帯があります。(緊急時や時間の指定があった場合はこの限りではありません)みなさんも就活や授業、バイトの都合などがあるとは思いますが、電話をかけるのに適した時間帯と、そうでない時間帯があることは知っておきましょう。

1.月曜(休み明け)の午前中

休日明けの午前中は、週末に溜まった業務の対応や、その週の業務に関する打ち合わせなどであわただしいことが多いため、できれば避けたほうがよいでしょう。また、電話をかける時間が早すぎて、まだ担当者が出勤していないというのも就活生によくあるパターンです。急ぎの件でなければ、早くても11時以降、もしくは午後にしたほうがよいでしょう。

2.昼休み(12~14時頃)

昼休みは担当者が不在なことがよくあります。急ぎの件でなければ12時~14時頃まではなるべく避けたほうが無難です。

3.月曜(休み明け)の午前中

休日明けの午前中は、週末に溜まった業務の対応や、その週の業務に関する打ち合わせなどであわただしいことが多いため、できれば避けたほうがよいでしょう。また、電話をかける時間が早すぎて、まだ担当者が出勤していないというのも就活生によくあるパターンです。急ぎの件でなければ、早くても11時以降、もしくは午後にしたほうがよいでしょう。

4.夜18時(終業時刻)以降

終業時刻以降は担当者が不在なことがよくありますし、留守電の設定になっている企業もありますので、注意しましょう。つながったとしても、あまり夜分遅い時間に電話をかけるのは失礼にあたります。

5.土日祝日等、企業の休業日

誰もいません。

通話は静かで電波のよいところで

電話は静かで電波のよいところでかけましょう。電波が悪くて電話が途中で切れてしまう、周囲がさわがしくて相手が聞き取れない、といったケースがよくあります。電話をするとき、受けるときは、なるべく騒々しい場所から離れましょう。ひんぱんに途切れたり、雑音で聞きとりづらい電話は、相手を不快にさせてしまいます。

メモとスケジュールを用意する

手元にはメモとスケジュールを用意しておきましょう。手元にない場合は、「メモを用意しますので少々お待ちください」と言って用意しましょう。スマホに入れたアプリでスケジュールを管理しているという人も多いかと思いますが、通話しながらアプリを操作するよりは、一旦手書きでメモをとったほうがよいでしょう。

電話で話すときの注意ポイント

まずはあいさつをして名乗る

電話をかけて相手が出たら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります」などのあいさつをし、「私、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗りましょう。間違っても第一声から「面接の時間を変更したいんですが…」などと言わないようにしてください。

また、かかってきた電話を受ける際も、就活中で応募先からの可能性があるときは「はい、〇〇です」と苗字ぐらいは名乗りながら出たほうがよいでしょう。

担当の人につないでもらう

電話をかけて相手が出たら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります」などのあいさつをし、「私、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗りましょう。間違っても第一声から「面接の時間を変更したいんですが…」などと言わないようにしてください。

また、かかってきた電話を受ける際も、就活中で応募先からの可能性があるときは「はい、〇〇です」と苗字ぐらいは名乗りながら出たほうがよいでしょう。

担当の人には再度名乗る

担当者につながったら、おそらく先方が「お電話かわりました、〇〇です」などと名乗ってくれます。ここでもいきなり「面接の時間を変更したいんですが…」などと用件を伝えず、改めて「お忙しいところ恐れ入ります、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗りましょう。

電話を切る前の一言

電話を切るときも、「は、はい、はいぃ~……ガチャッ」といった感じにならないよう、「よろしくお願いいたします」「お忙しいところありがとうございました」「失礼いたします」などと言ってから切りましょう。また、電話を切る際はなるべく先方が切ったのを確認してから静かに切るようにしましょう。(ただし先方も同じようにこちらが切るのを待っているなと感じた場合は自分から切っても構いません。)

担当者が不在のとき

例(1)「〇時頃戻る予定ですのでかけ直させます」と言われた場合

電話がかかってくるのを待っていればよいのですが、指定の時間を30分ほどすぎても折り返しがない場合は、こちらからかけ直しましょう。

例(2)「〇時頃戻る予定ですが、いかがいたしましょうか」と聞かれた場合

「それではこちらから〇時頃に改めてかけ直させていただきます」と伝え、こちらからかけ直すようにしましょう。

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