就活成功ガイド

就活生なら知っておきたいビジネスマナー解説

企業にメールを送る際のマナー

Webを使った選考が主流になり、一般的な就活ではメールで企業とやりとりするのが当たり前になりました。そういう意味では、メールでのマナーは電話以上に重要になったともいえるでしょう。メールで失敗しないためにポイントをしっかり押さえましょう。

メール本文以前の注意ポイント

メールアドレスに注意

就職活動では、キャラクター名やネットスラングなどを使ったメールアドレスの使用はできるだけ控えましょう。「こんなアドレスから就活関連のメールしてくるなんて…」と思われてしまうかもしれませんし、最悪の場合、スパムメールだと思われて開いてすらもらえない可能性もあります。

また、就活では携帯キャリアのメールアドレスを使うのもやめたほうがよいでしょう。 多くの方は、学校から名前や学籍番号を使ったメールアドレスが配布されているかと思いますので、就活のメールはそのアドレスを使うと決めてしまうか、改めて就活用に無難なアドレスを取得するかしたほうがよいでしょう。

件名に気をつけよう

ビジネスでは「こんにちは」「お願いします」のような件名のメールや、件名が空欄で中身が予想できないメールを送ることはありません。「【面接時間変更のお願い】paiza学院大学 牌座です」などのように、長すぎず、ぱっと見てメールの内容がわかる件名にしましょう。

また、先方からのメールに返信をする場合は、あとからやりとりを振り返られるよう、引用返信をしましょう。新規作成して、いちいちタイトルを変えてはいけません。面接日時の調整などで何度かやりとりが発生するのに、新規作成されて件名も「ありがとうございます!」などと変更されたメールが来ると、受け取った側はどこの誰がいつからいつに変更になったのか、関連メールを探すはめになってしまいます。

メール本文を書くときの注意ポイント

宛名

メールの冒頭には「〇〇株式会社 人事部 山田様」のように、どこの誰に宛てたメールなのかを必ず明記しましょう。 会社名の「株式会社」の部分などは(株)と略さずに正式名称を書きましょう。また、担当者の名前などが分からない場合は「ご担当者様」などしておくとよいでしょう。

あいさつ

初めてのメールの場合は、「初めまして。突然のメールにて失礼いたします。」などで始め、二度目以降なら「お世話になっております」で始めるのがよいでしょう。

必ず名乗る

あいさつのあとは「〇〇大学××学部3年の牌座太郎と申します。」というように、自分がどこの誰かを名乗りましょう。くれぐれも、あいさつも名乗りもなしにいきなり「面接の日時を変更してください」と用件から始めないでください。

文面

1.半角カタカナ、記号、顔文字を使わない

①やⅠのような環境依存文字、半角カタカナ、顔文字や☆や♪などの記号は使わないようにしましょう。

2.改行を入れる

判読性を高くするために、一行は全角30文字から35文字程度で改行を入れておくとよいでしょう。文章自体も一文を長くしすぎないようにしましょう。

3.「〇〇してください」とは書かない

ビジネスメールでお願いをするときに「〇〇してください」と書くことはありません。何らかのお願いをするときは、「〇〇の変更をお願いできますでしょうか」などといった書き方をしましょう。

結び

「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」など、基本的に本文の最後には「よろしくお願いいたします」をつけましょう。

署名

メールの最後には、下記のような一目見てどこの誰なのかと連絡先が分かる署名を入れておきましょう。

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牌座 太郎
paiza学院大学情報学部3年
TEL:090-xxxx-xxxx
Mail:paiza-taro-xx@xx.jp
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