基本のビジネスマナー

Part4-1企業に電話をする際のマナー

企業に電話をする際のマナー
Icon 01 03 よくある就活ご相談
企業に電話で連絡をするのが苦手です。

電話をかける前の注意ポイント

ポイント1電話をかける日時を考える
企業には忙しいと思われる時間帯や担当者が不在になりがちな時間帯があります。
緊急時や時間の指定があった場合はこの限りではありませんし、就活生の皆さんも授業やバイトの合間を縫って電話をかけるわけですから都合があると思いますが、電話をかけるのに適した時間帯とそうでない時間帯があるということは知っておきましょう。

1 月曜(休み明け)の午前中
特に休日明けの午前中は、週末に溜まった業務の対応や、その週の業務に関する打ち合わせ等で慌ただしいことが多いため、できれば避けた方がよいでしょう。また、電話をかける時間が早すぎて、まだ担当者が出勤していないというのも就活生によくあるパターンです。急ぎの件でなければ、早くても11時以降、または午後にした方がよいでしょう。
2 昼休み(12~14時頃)
昼休みは不在なことがよくあります。急ぎの件でなければ12時~14時頃まではなるべく避けた方が無難です。
3 夜18時(終業時刻)以降
終業時刻以降は担当者不在の場合も多くあります。定時以降は留守電の設定になっている企業もありますので、注意しましょう。また、つながったとしても、あまり夜分遅い時間に電話をかけるのは失礼に当たります。
4 土日祝日等、企業の休業日
当然ですが誰もいません。
ポイント2通話は静かで電波のよいところで
電話は静かで電波のよいところでかけましょう。電波が悪くて電話が途中で切れてしまう、駅のホームや繁華街等の騒がしいところから電話がきて全く聞き取れないということが非常によくあります。

街なかで電話をする必要が発生した場合は、なるべく騒々しい場所から離れた場所を探しましょう。ぶちぶち切れる電話や雑音で聞き取れない電話は、電話の内容以前に相手を非常に不快にさせます。
ポイント3メモとスケジュールを用意する
手元にはメモとスケジュールを用意しておきましょう。
スマホに入れたアプリでスケジュールを管理しているという人も多いかと思いますが、通話しながらアプリを操作するよりも手書きでメモをとった方がよいでしょう。

電話をかけてからの注意ポイント

ポイント1最初は挨拶をして名乗る
電話をかけて、相手が出たらまず「お忙しいところ恐れ入ります」等の挨拶をし、必ず「私、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗りましょう。間違っても第一声から「説明会の予約をしたいんですが……」等と言わないようにしてください。

電話を受ける際も、企業からの可能性があるならば「はい、〇〇です」と苗字ぐらいは名乗りながら出た方がよいでしょう。
ポイント2担当の人につないでもらう
名乗った後は「人事部の〇〇様をお願いできますでしょうか」等と言って、用事のある担当者につないでもらいましょう。電話に出た方がその担当者とは限りません。

くれぐれも担当でない方にいきなり「説明会の予約をしたいんですが……」などと言わないようにしましょう。
ポイント3担当の人には再度名乗る
担当者につながった際、恐らく先方は「お電話かわりました、〇〇です」と名乗ってくださいます。この時点でいきなり「説明会の予約を……」などと用件を伝えず、改めて「お忙しいところ恐れ入ります、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗りましょう。
ポイント4電話を切る前に
電話を切る時も、「は、はい、はいぃ~……ガチャッ」といった感じにならないよう、「よろしくお願いいたします」「お忙しいところありがとうございました」「失礼いたします」といったことを伝えてから切りましょう。また、電話を切る際はなるべく先方が切ったのを確認してから静かに切るようにしましょう。(ただし先方も同じようにこちらが切るのを待っているなと感じた場合は自分から切っても構いません。)
ポイント5担当者が不在のとき
1 「〇時頃戻る予定ですのでかけ直させます」と言われた場合
電話がかかってくるのを待つだけではなく、指定の時間を少し過ぎたあたりでこちらからかけ直しましょう。
2 「〇時頃戻る予定ですが、いかがいたしましょうか」と聞かれた場合
「それではこちらから〇時頃に改めてかけ直させていただきます」と言い、必ずこちらからかけ直すようにしましょう。
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