基本のビジネスマナー

Part3-3企業にメールをする際のマナー

企業に電話をする際のマナー
Icon 01 03 よくある就活ご相談
企業に送るメールをどう書いたらいいかわかりません。

メール本文以前の注意

ポイント1メールアドレスに注意
多くの社会人は企業から配布されたメールアドレスを使用しています。キャラクター名やネットスラングなどを使ったふざけたアドレスからのメールは、最悪スパムメールだと思われて開いてすらもらえない可能性もありますし、「こんなアドレスから企業にメールしてくるなんて……」と思われてしまうかもしれません。
また、就活では携帯キャリアのメールアドレスを使うのもやめたほうがよいでしょう。
多くの方は大学で名前や学籍番号を使ったメールアドレスが配布されているかと思いますので、就活メールはそのアドレスを使うと決めてしまうか、改めて就活用に無難なアドレスを取得するかしたほうがよいでしょう。
ポイント2件名に気をつけよう
ビジネスでは「こんにちは」「お願いします」のような件名、また件名が空欄で内容の予想ができないようなメールを送ることはありません。「【面接時間変更のお願い】パイザ大学 山田です」などのように、長すぎず、ぱっと見てメールの内容が分かるものだとよいでしょう。

また、先方からのメールに返信をする場合は、後からやりとりを振り返られるよう、引用返信をしていちいちタイトルを変えないようにしましょう。面接日時の調整などで何度かやりとりが発生するのに、新規作成されて件名も「ありがとうございます!」などに変更されたメールを受け取ると、受け取った側はどこの誰がいつからいつに変更になったのか一目で分からず、関連メールを再び探さなくてはなりません。

メール本文における注意ポイント

ポイント1宛名について
メールの冒頭には「〇〇株式会社 人事部 山田様」のように、どこの誰に宛てたメールなのかを必ず明記しましょう。
この時、会社名の「株式会社」の部分を(株)とするなど、略さずに正式名称を書きましょう。また、担当者の名前などが分からない場合は「ご担当者様」などしておくとよいでしょう。
ポイント2あいさつ
初めてのメールの場合は、「初めまして。突然のメールにて失礼いたします。」などで始め、二度目以降なら「お世話になっております」で始めるのがよいでしょう。
ポイント3必ず名乗る
「〇〇大学××学部3年の杯座太郎と申します。」というように、あいさつの後は自分がどこの誰だか名乗りましょう。くれぐれもあいさつも名乗りもなしにいきなり「面接の日時を変更してください」などと用件には入らないでください。
ポイント4文面
1 半角カタカナ、記号、顔文字を使わない
①やⅠのような環境依存文字、半角カタカナ、顔文字や☆や♪などの記号は使わないようにしましょう。
2 改行を入れる
判読性を高くするために、一行は全角30文字から35文字程度で改行を入れておくとよいでしょう。文章自体も一文を長くしすぎないようにしましょう。
3 「〇〇してください」
ビジネスメールでお願いをする際に「〇〇してください」と書くことはありません。何らかのお願いをする際は「〇〇をお願いできますでしょうか」などといった書き方をしましょう。
ポイント5結び
「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」など、基本的に本文の最後には「よろしくお願いいたします」をつけましょう。
ポイント6署名
メールの最後には、下記のような一目見てどこの誰なのかと連絡先が分かる署名を作っておきましょう。
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山田 太郎
杯座大学情報学部3年
TEL:090-xxxx-xxxx
Mail:yamada-taro-xx@xx.jp
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